התרחיש הראשון שכדאי לבנות ב-Make הוא גם הכי שימושי לרוב העסקים: מישהו ממלא טופס, הפרטים שלו נכנסים לגיליון או ל-CRM, ואתם מקבלים התראה. זה שלושה מודולים, לוקח בערך שעה בפעם הראשונה, ומלמד את כל המושגים שתצטרכו בהמשך: טריגר, מיפוי, מסנן, בדיקה ותזמון.
במדריך הזה נבנה אותו יחד, שלב אחרי שלב. אני מניח שכבר פתחתם חשבון ב-Make. אם אתם עוד לא בטוחים מה זה Make ולמה צריך אותו, כדאי להתחיל במאמר המבוא שלי על Make.
מה נבנה?
התהליך:
- לקוח ממלא טופס פנייה (Fillout, או טופס באתר שלכם).
- הפרטים נכנסים כשורה חדשה ב-Google Sheets.
- אם הלקוח השאיר טלפון, נשלחת אליכם התראה במייל עם השם, הטלפון ותוכן הפנייה.
בחרתי ב-Google Sheets כי לכל אחד יש גישה אליו, וקל לראות שם מיד אם זה עבד. אם אתם עובדים עם monday, אותו תרחיש עובד עם מודול של monday שיוצר פריט בלוח, ואסביר בהמשך מה משתנה.
שלב 1: יוצרים תרחיש ומוסיפים טריגר
בתפריט של Make נכנסים ל-Scenarios ויוצרים תרחיש חדש. נפתח מסך ריק עם עיגול אחד באמצע. זה המקום של הטריגר, המודול שמפעיל את התרחיש.
לוחצים על העיגול ומחפשים את האפליקציה של הטופס:
- אם הטופס שלכם ב-Fillout, בוחרים Fillout Forms ואז Watch New Responses. זו אפליקציה מאומתת ב-Make שמתוחזקת על ידי Fillout (נכון לאוקטובר 2026). מתחברים לחשבון ובוחרים את הטופס.
- אם זה טופס באתר (וורדפרס, אלמנטור, Wix או קוד שלכם), בוחרים Webhooks ואז Custom webhook. Make נותנת כתובת ייחודית, ומדביקים אותה בהגדרות הטופס במקום שבו כתוב webhook או "שליחה לכתובת".
אחרי שהגדרתם את הטריגר, Make צריכה לראות דוגמה אמיתית של נתונים כדי לדעת אילו שדות יש בטופס. ממלאים את הטופס פעם אחת עם פרטי בדיקה. בלי השלב הזה, בשלבים הבאים לא תראו את השדות לבחירה.
שלב 2: מוסיפים מודול ומבינים מיפוי
מעבירים את העכבר על הצד הימני של הטריגר, לוחצים על הפלוס, ומחפשים Google Sheets. בוחרים Add a Row, מתחברים לחשבון גוגל ובוחרים את הקובץ ואת הגיליון.
לפני כן כדאי להכין בגיליון שורה ראשונה עם כותרות: תאריך, שם, טלפון, מייל, פנייה. Make קוראת את הכותרות ומציגה שדה לכל עמודה.
עכשיו מגיע המושג החשוב ביותר ב-Make: מיפוי (mapping). כשלוחצים על שדה "שם", נפתח חלון עם כל הנתונים שהגיעו מהטריגר. גוררים או לוחצים על השדה "שם" מהטופס, והוא נכנס לתוך השדה של הגיליון כתגית צבעונית. התגית אומרת ל-Make: בכל הרצה, קח את הערך שהגיע מהטופס ושים אותו כאן.
כמה דברים שכדאי לדעת על מיפוי:
- אפשר לשלב טקסט קבוע עם ערכים. למשל בשדה "מקור" לכתוב "טופס אתר" כטקסט רגיל.
- לתאריך יש פונקציות. now נותן את הזמן הנוכחי, ו-formatDate מעצב אותו לפורמט שאתם רוצים.
- אם שדה בטופס לא חובה והלקוח השאיר אותו ריק, השדה בגיליון פשוט יישאר ריק. זה בסדר, אבל כדאי לדעת מראש.
שלב 3: מוסיפים התראה
מוסיפים מודול שלישי אחרי Google Sheets. לשליחת מייל אפשר לבחור Gmail, או את מודול המייל של Make. ממלאים: למי (המייל שלכם), נושא ("פנייה חדשה מ-" ואחריו השם הממופה), ובגוף המייל ממפים טלפון, מייל ותוכן הפנייה.
אפשר לשלוח את ההתראה גם בוואטסאפ, עם האפליקציה WhatsApp Business Cloud ב-Make. שימו לב שהודעה יזומה בוואטסאפ, כזו שלא באה כתשובה להודעה שקיבלתם בתוך 24 השעות האחרונות, חייבת לצאת מתבנית מאושרת (במודול Send a Template Message), ומטא גובה עליה תשלום. הסברתי את זה בפירוט במדריך לוואטסאפ API לעסקים. לתרחיש ראשון, מייל פשוט יותר.
שלב 4: מסנן, כדי שההתראה תצא רק כשצריך
רוצים שההתראה תישלח רק אם הלקוח השאיר טלפון. לשם כך יש מסנן (filter).
לוחצים על הקו שמחבר בין Google Sheets למודול המייל, ובוחרים להגדיר מסנן. נותנים לו שם ("יש טלפון"), בוחרים את שדה הטלפון מהטריגר, ובוחרים תנאי שבודק שהשדה קיים (Exists). מעכשיו, כשמגיעה פנייה בלי טלפון, השורה עדיין נכנסת לגיליון, אבל התרחיש עוצר לפני המייל.
מסנן לא צורך קרדיטים. הוא גם הדרך הכי פשוטה למנוע הודעות מיותרות. כשתצטרכו כמה מסלולים שונים, למשל לקוח עסקי מקבל טיפול אחד ולקוח פרטי אחר, תשתמשו ב-Router, שמפצל את התרחיש לכמה קווים עם מסנן על כל אחד.
שלב 5: בדיקה עם Run once
למטה משמאל יש כפתור Run once. לוחצים עליו, ו-Make מחכה לנתונים. ממלאים את הטופס שוב, עם פרטי בדיקה אחרים.
אחרי כמה שניות תראו עיגול קטן עם מספר מעל כל מודול. לחיצה עליו מראה בדיוק מה נכנס למודול ומה יצא ממנו. זה הכלי הכי חשוב לאיתור בעיות. אם שורה נכנסה לגיליון אבל המייל לא נשלח, לוחצים על המסנן ורואים למה הוא עצר.
שווה לבדוק לפחות שלושה מקרים: טופס מלא, טופס בלי טלפון, וטופס עם עברית וסימנים מיוחדים בשם. ככה תגלו בעיות לפני שלקוח אמיתי ימלא.
שלב 6: שמירה, תזמון והפעלה
שומרים את התרחיש. עכשיו קובעים מתי הוא ירוץ, בהגדרות התזמון שליד כפתור Run once:
- Immediately: התרחיש רץ ברגע שמגיעים נתונים. זה מה שבוחרים עם webhook ועם טריגרים מיידיים.
- At regular intervals: התרחיש בודק כל כמה דקות אם יש משהו חדש. בתוכנית החינמית המרווח הקצר ביותר הוא 15 דקות, ובתוכניות בתשלום אפשר עד דקה (נכון לאוקטובר 2026).
אחרי זה מפעילים את המתג של התרחיש, ומאותו רגע הוא רץ לבד.
טיפול בשגיאות, ברמה הבסיסית
גם תרחיש פשוט יכול להיכשל. החיבור לגוגל פג, מישהו מחק את הגיליון, או שינה את שם העמודה. כשזה קורה, Make מסמנת את ההרצה כשגיאה, ואחרי כמה שגיאות ברצף היא יכולה לעצור את התרחיש.
שלושה דברים שאני מגדיר כבר בתרחיש הראשון:
- בהגדרות התרחיש, להפעיל שמירה של הרצות שלא הושלמו (incomplete executions). ככה פנייה שנתקעה לא נעלמת, ואפשר להשלים אותה אחרי שמתקנים את הבעיה.
- על המודול החשוב (במקרה שלנו Google Sheets), להוסיף מסלול שגיאה בלחיצה ימנית על המודול. המסלול Break שומר את ההרצה להשלמה מאוחרת.
- לוודא שהתראות על שגיאות מ-Make מגיעות למייל שאתם באמת קוראים.
את ההיסטוריה של כל ההרצות רואים בלשונית History של התרחיש. כדאי להציץ בה בשבוע הראשון.
כמה קרדיטים זה צורך?
ב-Make (נכון לאוקטובר 2026) כמעט כל מודול שרץ צורך קרדיט אחד, כולל הטריגר. מסננים, נתבים ומודולים של טיפול בשגיאות לא צורכים. התוכנית החינמית נותנת 1,000 קרדיטים בחודש ועד 2 תרחישים פעילים.
בתרחיש שלנו: טריגר, Google Sheets ומייל, כלומר 3 קרדיטים לפנייה עם טלפון ו-2 לפנייה בלי. נניח שמגיעות 100 פניות בחודש: בערך 300 קרדיטים. מקום לעוד הרבה.
מה שכן מנפח צריכה: טריגר שמוגדר לבדוק כל דקה. גם כשאין פנייה חדשה, כל בדיקה כזו יכולה לצרוך קרדיט, ובחודש מדובר בעשרות אלפי בדיקות. לכן עם webhook או טריגר מיידי עדיף לבחור Immediately, ובטריגר שבודק לפי זמן לבחור מרווח סביר.
מה משתנה אם עובדים עם monday?
במקום Google Sheets בוחרים את האפליקציה של monday ב-Make ומודול שיוצר פריט בלוח. בוחרים לוח וקבוצה, וממפים את שדות הטופס לעמודות. שתי נקודות שמכשילות מתחילים:
- עמודת סטטוס או רשימה נפתחת מקבלת רק ערך שקיים בה. אם בטופס כתוב "ייעוץ" ובעמודה התווית היא "פגישת ייעוץ", זה לא ינחת.
- עמודות טלפון ותאריך ב-monday רגישות לפורמט. כדאי לבדוק עם Run once שהערך נכנס נכון.
השלב הבא אחרי זה הוא בדרך כלל לבדוק אם הלקוח כבר קיים לפני שיוצרים פריט חדש, כדי שלא יהיו כפילויות. זה כבר דורש חיפוש ו-Router, ואת זה כדאי לבנות אחרי שהתרחיש הראשון רץ כמה שבועות בלי בעיות.
אם בניתם, הכול עובד, ועכשיו אתם רוצים לחבר את זה לשאר המערכות בעסק, יש פירוט על מה שאני בונה בעמוד אוטומציה לעסקים.
עודכן לאחרונה: אוקטובר 2026
